Idealizar um evento é um trabalho complicado e requer muita dedicação para nada ser deixado de lado ou esquecido. A pessoa responsável por essa árdua tarefa precisa utilizar habilidades para que tudo saia como esperado.
Sabendo como é delicado trabalhar nessa área, a Bilheteria Digital, ticketeira fundada em 2009, com sistema próprio de acompanhamento de vendas e controle de acesso, separou algumas dicas para auxiliar na criação e organização de um evento bem-sucedido – seja mais intimista ou uma grande festa. Confira:
Priorize a organização
Para que tudo saia perfeito, priorize deixar todas as etapas da organização separadas em uma lista de tarefas. Assim será mais fácil decidir alguns aspectos e detalhes do evento, além de garantir que nada importante seja esquecido.
É fundamental preparar uma boa lista para também decidir as prioridades em cada etapa da produção. Assim como definir metas e objetivos de cada etapa e do evento em geral.
Com a lista de tarefas também fica mais fácil dividir as funções que cada membro da equipe está incumbido para realizar o evento.
Se atente ao orçamento
Antes que qualquer aspecto do planejamento seja definido, é crucial que o valor do orçamento esteja estabelecido.
Todas as decisões serão tomadas baseadas no orçamento e para a equipe de planejamento é fundamental que se saiba o quanto se pode gastar em cada elemento. Assim, caso existam gastos desnecessários eles serão encontrados rapidamente, melhorando o investimento.
“Busque também, negociar valores com fornecedores e descontos quando for possível. Um dos aspectos mais importantes para que o evento seja um sucesso é que ele não traga nenhum tipo de prejuízo para a empresa”, conta Zenon Rezende, Diretor Comercial da Bilheteria Digital.
Escolha data e o local com prudência
Pode parecer apenas um detalhe, mas a data e o local em que serão realizados o evento faz toda a diferença. É crucial que seja feita uma pesquisa muito bem detalhada para decidir os dois.
Para definir a data é importante considerar aspectos como o perfil do evento e tema. Mas sempre é bom levar em consideração que marcar eventos próximos de datas comemorativas tradicionais, como Carnaval e Natal, corre o risco de que muitas pessoas não compareçam pela quantidade de compromissos que existem nessas datas.
Já a decisão de escolher um local deve ser considerado alguns aspectos como: acessibilidade, segurança, estacionamento disponível nas proximidades e principalmente, utilização do espaço físico. O melhor local é aquele que consegue se adequar às demandas que o evento necessita.
Invista na divulgação
Para que um evento seja um sucesso, ele precisa atingir as pessoas certas e elas precisam sentir vontade de comparecer. Para isso, é necessário que a divulgação seja feita com antecedência e voltada para o público desejado.
“No caso de eventos profissionais, é fundamental que a equipe tenha profissionais de marketing e comunicação que conheçam todos os aspectos do evento, principalmente o público-alvo. E saibam assim, realizar essa divulgação de forma correta e produtiva. É interessante que exista uma coordenação para que essa divulgação das datas de compra dos ingressos aconteça no começo do mês, onde geralmente, as pessoas recebem seus salários e estão em uma situação financeira confortável para adquirir os ingressos”, conta Zenon.
Utilize tecnologia e ferramentas úteis
Com o avanço da tecnologia, existem diversas ferramentas que auxiliam no planejamento de eventos e na facilitação de alguns aspectos, como a divulgação, por exemplo.
Para grandes eventos, existem softwares especializados para auxiliarem na organização de eventos que ajudam a economizar tempo e ajudar para que tudo seja mais fácil. A utilização de um aplicativo exclusivo para ser usado no evento é algo que está cada vez mais comum e pode ajudar em questões como entrada e saída, compra de alimentos e bebidas e até deslocamento pelo evento.
Seguindo cada uma dessas dicas, o planejamento de um evento de sucesso é muito mais viável e possível. A equipe responsável terá um grande trabalho pela frente, mas que conseguirá atingir os seus objetivos com muito mais facilidade.
Sobre a Bilheteria Digital:
Fundada em 2009, a empresa teve origem com o objetivo claro de revolucionar a maneira como os produtores entregam seus eventos. Com soluções que vão da inserção dos projetos no site até a gestão de catracas, a Bilheteria auxilia o produtor em todas as etapas. Atendendo a todo território nacional, a BD já emitiu mais de 40 milhões de bilhetes e conta com mais de 3 milhões de downloads em seu aplicativo.
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AMANDA ALBELA DE FRANCA
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